個別には連絡先は分かっているが一覧にしていない人が多いです。システム担当者は社員のトラブル・不具合があったら、切り分けをして業者さんの連絡する流れになると思います。切り分け時は緊張感がある場面も多いので事前に一覧表を作っていると安心できます。
システム関連の取引業者さんの洗い出しをしよう！
まずはシステム関連の取引業者さんの洗い出しをしよう。その時に電話番号だけでなく、担当者やメールアドレスも忘れずに書き出そう。
書き出す際にネットワーク図をもとにするとインターネットからクライアントPCまでイメージでき漏れにくいです。
あとサイボウズなどの外部サービスのヘルプデスクなど不具合やトラブル、社員からの問い合わせを問い合わせる連絡先、受付時間を書き出しましょう。
ただコロナ禍ではコールセンターが閉鎖になったり、受付時間が変更になったりと注意が必要です。
一覧表に落とし込みましょう！
網羅的に書き出せたら、一覧表にしましょう。エクセルでいいと思います。緊急用と網羅用に一覧表を分けて緊急用一覧表を持ち歩くのもいいと思います。
ネットワーク図に緊急用の情報を付加するのもいいと思います。ネットワーク図が規等によって書き込める場所があるかが変わるので皆さんの環境に合わせて使いやすいものにしてください。
ヘルプデスク等で社員の状況をヒアリングし、切り分けして連絡する流れがスムーズに行くように考えてみてください。
さいごに
不具合やトラブル時に連絡が来ることが多いシステム担当者は、時に強いプレッシャーがかかるものです。少し面倒くさいですが、作っておくと心強いものがあるので作れるものは作っておく方が安心です。
今後も少しでもシステム担当者のミカタになれるように今後も実務に有益な情報を発信していきますのでよろしくお願いします。
